Aracın servis geçmişini günlük iş planınızla birleştirin
Bir araç servise geldiğinde önceki bakımın ne zaman yapıldığı, müşterinin hangi şikâyetle başvurduğu ve hangi işlemlerin onaylandığı bilinmelidir. İşçilik, yedek parça ve ek kontrol notlarının farklı yerlerde tutulması hem teslim süresini hem de müşteriye verilecek açıklamayı belirsizleştirebilir. Oto servis yazılımı, bu bilgileri araç ve iş emri üzerinden bir araya getirecek şekilde geliştirilebilir.
Usta Yazılımcı olarak mekanik servis, periyodik bakım ve araç bakım merkezlerinin kendi süreçlerine uygun yönetim sistemleri planlayabiliriz. Bir serviste lift uygunluğu öncelikliyken başka bir işletmede yıkama, detaylı temizlik veya uygulama süresi belirleyici olabilir. Takvim ve görev yapısı bu farklılıklara göre kurulmalıdır.
Araç kaydı ile müşteri kaydını karıştırmayın
Bir kişinin birden fazla aracı olabilir; aynı araç zaman içinde el değiştirebilir. Bu yüzden servis geçmişinin yalnızca telefon numarasına bağlanması yeterli değildir. Araç kimliği, müşteri ilişkisi ve yapılan iş kayıtları ayrı ama bağlantılı tutulabilir. Kilometre bilgisi de tarihli olarak kaydedildiğinde, geçmiş işlemler daha anlaşılır hâle gelir. Eski sahibin kişisel bilgilerinin yeni kullanıcıya açılmaması ayrıca gözetilir.
Geliştirilebilecek servis yönetimi özellikleri
- Araç kabulü: Plaka, araç kimliği, kilometre, müşteri şikâyeti ve kabul notları kaydedilebilir. Gerekli alanlar hizmet türüne göre değiştirilebilir.
- İş emri ve kontrol listesi: Yapılacak işlemler sorumlu personele atanabilir. Kontrol edildi, işlem bekliyor ve tamamlandı durumları birbirinden ayrılabilir.
- Fiyat teklifi ve onay: İşçilik ve parça kalemleri müşteriye sunulacak bir teklifte toplanabilir. İnceleme sırasında çıkan ek işlem yeni onaya bağlanabilir.
- Parça ve sarf takibi: İşe ayrılan parçalar, fiilen kullanılan miktarlar ve iadeler ayrı izlenebilir. Stok yoksa satın alma ihtiyacı görülebilir.
- Atölye planlama: Teknisyen, lift veya çalışma alanı uygunluğu üzerinden günlük program hazırlanabilir. Bekleyen araçların neden beklediği raporlanabilir.
- Ödeme ve bakım geçmişi: Gerçekleşen tahsilat iş emrine bağlanabilir. Tarih veya işletmenin belirlediği bakım bilgilerine göre hatırlatma planı kurulabilir.
Örnek kullanım senaryosu
Müşteri periyodik bakım için randevu alır. Araç kabulünde kilometre ve mevcut şikâyet kaydedilir. İlk teklif onaylandıktan sonra bakım başlar; ek bir parça ihtiyacı fark edilirse müşteri onayı beklenir. İş tamamlandığında kullanılan parçalar ve işçilik kayda geçer. Teslim ekranında önceki ödeme, kalan tutar ve yapılan işlemler birlikte görülebilir. Bir sonraki ziyaret aynı aracın geçmişiyle ilişkilendirilir.
Yazılımı mevcut düzeninize nasıl uyarlıyoruz?
Servis kabul formunuz, işçilik listeniz, parça kodlarınız ve çalışan rolleri incelenir. Muhasebe veya stok programınız korunacaksa, hangi verinin hangi sistemde esas kayıt olacağı belirlenir. Pilot çalışmada ek iş onayı, parça iadesi, iptal ve tekrar servis gibi durumlar denenir. Böylece raporlar yalnızca açılan iş emirlerini değil, gerçekten tamamlanan işlemleri yansıtabilir.