Her adreste aynı düzeni sağlayan bir operasyon kurun
Ev temizliği, ofis temizliği ve inşaat sonrası temizlik aynı hizmet planıyla yürütülmez. Gerekli ekip büyüklüğü, kullanılacak malzeme, ulaşım süresi ve müşteriden alınacak bilgiler işe göre değişir. Birden fazla adrese ekip gönderildiğinde, yalnızca takvimde boş saat bulmak yeterli değildir. Görevlendirilen personelin, ekipmanın ve hizmet kapsamının da aynı plan üzerinde buluşması gerekir.
Temizlik şirketleri için geliştirilecek yazılım; ilk talebin alınması, teklif hazırlanması, ekip ataması, işin tamamlanması ve tahsilatın takibini bir araya getirebilir. Usta Yazılımcı, tek seferlik hizmetlerle düzenli kurumsal sözleşmelerin birlikte yönetilebildiği, işletmenizin organizasyonuna göre şekillenen çözümler tasarlayabilir.
Teklif ile sahadaki işin kapsamını eşleştirin
Müşteriye verilen teklifin içinde hangi alanların temizleneceği, ek hizmetler ve dahil olmayan işlemler açık olmalıdır. Bu bilgi yalnızca satış personelinde kaldığında, sahadaki ekip farklı bir beklentiyle karşılaşabilir. Yazılımda onaylanan teklif, görev kaydının başlangıç noktası olabilir. Sonradan talep edilen ek işlerin de ayrı onay ve ücret kaydıyla izlenmesi, günlük operasyonu daha anlaşılır kılar.
İşletmenize göre geliştirilebilecek modüller
- Talep ve keşif kaydı: Adres, alan türü, yaklaşık büyüklük, istenen tarih ve özel ihtiyaçlar standart bir formda toplanabilir. Keşif notları teklif hazırlayan kişiye aktarılabilir.
- Teklif sürümleri: Hizmet kapsamı, ekip sayısı ve ek kalemler değiştiğinde teklifin önceki hâli korunabilir. Hangi sürümün onaylandığı görülebilir.
- Ekip takvimi: Personel müsaitliği, bölge, görev süresi ve ulaşım payı dikkate alınarak iş dağıtılabilir. Aynı çalışanın çakışan işlere atanması kontrol edilebilir.
- Düzenli hizmet planı: Haftalık veya aylık ziyaretler, sözleşme takvimine göre oluşturulabilir. Tatil, erteleme ve ek ziyaretler ayrı yönetilebilir.
- Saha kontrol listesi: Ekip, tamamlanan işlemleri görev üzerinden işaretleyebilir. İzin verilen durumlarda fotoğraf ve müşteri teslim notu eklenebilir.
- Tahsilat ve malzeme: İş bedeli, alınan ödeme ve kalan tutar izlenebilir. Göreve ayrılan malzemeler ve yeniden temin ihtiyacı raporlanabilir.
Örnek kullanım senaryosu
Bir ofis için haftada üç ziyaret içeren hizmet planı oluşturulur. Ziyaret günleri takvime düşer ve ekip sorumlusu atanır. Müşteri bir hafta ek cam temizliği isterse, bu işlem standart ziyaretin içine sessizce eklenmek yerine ayrı onaya bağlanır. Ekip görev listesini telefonundan görür; tamamlanan iş ve teslim notu kaydedilir. Yönetici ay sonunda planlanan ziyaretlerle gerçekleşen ziyaretleri karşılaştırabilir.
Yazılım kapsamı nasıl belirlenir?
Hizmet çeşitleriniz, bölge dağılımınız, çalışan sayınız ve sözleşme düzeniniz incelenir. Personelin bireysel mi yoksa sabit ekiplerle mi çalıştığı belirlenir. Başlangıçta tekliften görev oluşturmaya kadar olan temel akış kurulabilir; müşteri portalı ve ayrıntılı malzeme takibi sonraki aşamaya bırakılabilir. Öncelik, ekiplerin günlük kullanabileceği kadar sade bir görev ekranıdır.