Hayvan kaydını, sahibini ve ziyaret geçmişini doğru ilişkilendirin
Veteriner kliniğinde bir hayvan sahibinin birden fazla hayvanı olabilir. Aynı hayvan için farklı aile üyeleri iletişim kurabilir; sahiplik ve iletişim bilgileri zaman içinde değişebilir. Kayıtların yalnızca tek telefon numarası üzerinden tutulması, ziyaret geçmişini doğru hayvana bağlamayı zorlaştırabilir.
Veteriner kliniği yazılımı, hayvan kimliğiyle sahip ve ziyaret ilişkisini ayrı kayıtlar üzerinden yönetmek için geliştirilebilir. Usta Yazılımcı, randevu ve idari işleyişin yanında hekim tarafından belirlenen takip tarihlerinin kaydedilebildiği çözümler planlayabilir. Klinik değerlendirme ve tedavi kararları veteriner hekime aittir; yazılımın görevi bu kararların yerine geçmek değil, tanımlanan sürecin takibini desteklemektir.
Hatırlatmalar kayıtlı plana dayanmalı
Aşı veya kontrol hatırlatmasının tarihi, sistemin bütün hayvanlar için varsaydığı tek bir takvimden üretilmemelidir. Hekimin belirlediği tarih ve plan kayda alınabilir; hatırlatma bu bilgi üzerinden hazırlanabilir. Böylece tamamlanan ziyaretle bir sonraki takip arasındaki ilişki korunur. Bildirimin gönderilmesi, hayvanın kliniğe geldiği veya işlemin yapıldığı anlamına gelmez.
Geliştirilebilecek klinik modülleri
- Hayvan ve sahip kartları: Hayvanın adı, türü ve işletmenin kullandığı kimlik bilgileri ayrı tutulabilir. Sahip ve iletişim kişileriyle ilişkisi kayıt altına alınabilir.
- Randevu ve kabul: Hekim programı, ziyaret amacı ve tahmini süre üzerinden planlama yapılabilir. Bekleyen ve tamamlanan ziyaretler ayrılabilir.
- Ziyaret kayıtları: Hekimin belirlediği alanlarla görüşme notları ve ilgili belgeler ilişkilendirilebilir. Bu kayıtların erişimi idari çalışanlardan farklı yönetilebilir.
- Takip tarihleri: Hekim tarafından girilen kontrol veya uygulama tarihleri için görev ve hatırlatma oluşturulabilir. Ertelenen ya da tamamlanan planlar ayrıca işlenebilir.
- Stok takibi: Ürün miktarı, parti ve son kullanma tarihi gibi alanlar ihtiyaca göre tanımlanabilir. Stok uyarısı klinik kullanım kararının yerine geçmez.
- Ücret ve tahsilat: Ziyaret bedeli, ürün satışı ve ödeme kayıtları ilişkilendirilebilir. Sahibe bağlı toplam bakiye ile hayvan bazındaki işlem geçmişi ayrı görülebilir.
Örnek kullanım senaryosu
İki kedisi olan bir kişinin hayvanları ayrı dosyalarla kaydedilir. Birinin kontrol tarihi veteriner hekim tarafından belirlenir ve takip görevi açılır. İletişim izni ve uygun sağlayıcı varsa sahibine randevu hatırlatması gönderilir. Ziyaret gerçekleştiğinde doğru hayvanın kaydı güncellenir. Aynı gün satılan bir ürün tahsilata eklenebilir; diğer hayvanın geçmişi bu işlemden etkilenmez.
Yazılım kapsamını nasıl belirliyoruz?
Mevcut kayıt düzeni, hekim sayısı, ziyaret türleri ve stok alanları incelenir. Eski veriler taşınacaksa aynı isimli hayvanların ve farklı iletişim kişilerinin eşleştirilmesine dikkat edilir. İdari takip ile tıbbi kayıt kapsamı açıkça ayrılır. Pilot kullanımda randevu değişikliği, sahip bilgisi güncellemesi ve stok iadesi gibi durumlar denenir. Özel cihaz veya dış sistem bağlantısı varsa teknik uygunluğu ayrıca değerlendirilir.