Randevudan tahsilata kadar salonunuzun işleyişini bir araya getirin
Bir güzellik salonunda müşteri deneyimi, randevu oluşturulmadan önce başlar ve işlem tamamlandıktan sonra da devam eder. Telefonda verilen bir saat, personelin çalışma programı, müşterinin kalan seansları ve gün sonunda alınan ödeme aynı sürecin parçalarıdır. Bu bilgiler farklı defterlerde ve mesajlarda kaldığında çalışanlar aynı soruları yeniden sormak, salon sahibi ise kayıtları tek tek birleştirmek zorunda kalabilir.
Usta Yazılımcı olarak güzellik salonu ve kuaför işletmelerinin çalışma biçimine uygun yönetim yazılımları geliştirebiliriz. İhtiyacınız yalnızca bir randevu takvimi olabilir; paket, personel, stok ve birden fazla şubeyi kapsayan daha geniş bir sistem de kurulabilir. İlk adım, salonunuzdaki hizmetlerin nasıl planlandığını ve hangi kayıtların birlikte takip edilmesi gerektiğini belirlemektir.
Salon yönetiminde birbirine bağlı kayıtlar neden önemlidir?
Bir hizmetin süresi kadar, o hizmeti hangi personelin verebildiği ve hangi oda ya da cihazın kullanılacağı da önem taşır. Aynı müşterinin art arda iki işlem yaptırması, personelin izinli olması veya randevuya ek hizmet eklenmesi takvimde farklı kurallar gerektirir. Paket satışı ise tahsilatla aynı şey değildir: müşteri ücretini taksitle öderken seanslarını kullanmaya devam edebilir. Bu nedenle kalan borç ve kalan seans ayrı izlenmelidir.
Salonunuza göre geliştirilebilecek modüller
- Randevu ve kaynak planlama: Personelin hizmet yetkinliği, çalışma saatleri, işlem süresi ve gerekiyorsa oda/cihaz uygunluğu birlikte değerlendirilebilir. İptal, gelmedi ve tamamlandı durumları ayrılabilir.
- Paket ve seans yönetimi: Satılan paket, kullanılan haklar, geçerlilik koşulları ve kalan seanslar müşteri kaydında tutulabilir. İptal edilen randevunun seans düşürüp düşürmeyeceği belirlenebilir.
- Ödeme takibi: Kapora, taksit, kalan bakiye ve farklı ödeme yöntemleri ayrı kaydedilebilir. İşlem tutarı ile gerçekleşen tahsilat karıştırılmadan raporlanabilir.
- Personel ve prim: Hizmete, çalışana veya satışa göre farklı prim kuralları tanımlanabilir. İndirim, iade ve paket kullanımının prim hesabına etkisi netleştirilebilir.
- Ürün ve sarf malzemesi: Satılan ürünlerle hizmet sırasında tüketilen malzemeler ayrı izlenebilir. Kritik stok seviyeleri satın alma planına destek olabilir.
- Müşteri iletişimi: Randevu hatırlatma ve yeniden ziyaret iletişimi, izinler ve kullanılacak SMS ya da mesajlaşma sağlayıcısı çerçevesinde planlanabilir.
Örnek kullanım senaryosu
Bir müşteri altı seanslık bakım paketi alır ve ücretin bir bölümünü öder. Resepsiyon, kalan borcu ve kalan seansları farklı alanlarda görür. İkinci randevuya eklenen kaş hizmeti ayrı işlem olarak kaydedilir. Personel yalnızca kendi takvimine erişirken yönetici tüm günlük programı izleyebilir. Tamamlanan hizmet, paket kullanımı ve tahsilat kaydı birlikte güncellenir; iptal işlemleri ise geçmişi silmeden iz bırakır.
Kurulumda hangi bilgilerle başlıyoruz?
Hizmet listesi, ortalama işlem süreleri, personel çalışma düzeni, paket kuralları ve mevcut müşteri kayıtları incelenir. Veri aktarımında aynı kişiye ait mükerrer kayıtlar ve belirsiz kalan seanslar kontrol edilir. Önce sınırlı bir kullanım alanında takvim, tahsilat ve prim senaryoları denenir. Böylece ekip yeni düzene geçerken hatalı bir açılış bakiyesinin bütün raporları etkilemesi önlenmeye çalışılır.